Bir Başarı Hikayesi: TurkNet Kurumsal Proje Yönetimi Mimarisi

Bu yazımızda TurkNet Kurumsal İş Çözümleri için bir başarı hikayesine dönüşen Proje Yönetimi Mimari’sini ve iş yapış şeklimize olan olumlu etkilerini paylaşmak istedik.

TurkNet Kurumsal olarak önem verdiğimiz ilkelerimizden birisi yapılan bir çalışmanın ya da yaşanan bir vakanın sonuçlarını değerlendirip, gerekli derslerin alınmasını sağlayıp, iş çıktılarının deneyime dönüştürülmesidir. 3 sene evvel bu anlayıştan yola çıkarak Proje Yönetimi Mimarisi’ni inşa ettik ve uygulamaya aldık. Bu model öncesinde Satış ekipleri, Kurulum ekipleri ve Destek ekipleri ayrı departmanlar altında farklı sahiplikler ve öncelikler ile yönetiliyordu. Süreçsel anlamda bilgi akışında kopukluklar, içeride herkes kendi işi ile meşgul olmasına rağmen bilgilendirilmediği için karanlıkta kalan müşteriler, öncelik çakışmaları, departmanlar arası sürtüşmeler yaşanıyordu.

Müşterilerimiz için maksimum verim ve memnuniyeti yaratamadığımızı farkederek yapısal bir değişikliğe gittik. Müşterilerimiz ile satış sözleşme süreci tamamlandığında başlayan kurulum ve aktivasyon sürecinde yaşanan vakalardan ve müşteri geribildirimlerinden yola çıkarak, “müşterilerimizin temel ihtiyacı nedir?” sorusuna aşağıdaki cevapları bulduk:

• Güven duymak

Satış süreci tamamlanır tamamlanmaz devreye giren Proje Yöneticilerimiz ile kurulacak mimari net olarak belirleniyor, tahmini kurulum tarihi sürecin başından belirleniyor ve beklentiler net olarak set edilmiş oluyor. Bu sayede müşterilerimiz bizlere emanet ettikleri bu süreçte güven duyarak kendi iş süreçlerini planlayabiliyorlar.

• Beklentilerinin net anlaşılması ve yönetilmesi

Özellikle karmaşık projelerde kurulum öncesi müşteri ihtiyaçlarının ve altyapısının el sıkışılması,yol haritasının belirlenmesi süreç yönetiminde verimliliği arttırıyor ve sonradan doğabilecek aksaklık ve eksik koordinasyonun önüne geçilmesi hedefleniyor.

• Etkin ve zamanında bilgilendirme

Müşterilerimizi sürecin aşamaları hakkında etkin bir şekilde ve zamanında bilgilendirerek kurulum ve aktivasyon sürecini hem müşterilerimiz hem de kendimiz için daha yönetilir hale getiriyoruz.

• Tek kontak

Kurulum ve aktivasyon sürecini uçtan uca tek bir Proje Yöneticisi yönetiyor. Bu sayede bilgi almak için farklı departmanlar arasında gezinmek, doğru bilgiye ulaşmak için zaman harcamak yerine müşterilerimiz tüm süreci yetkin bir kontak ile yönetiyorlar.

İster özel hayatımızda ister çalışma hayatımızda olsun; yaptığımız herhangi bir işin tanımının net sahipliğinin güçlü olması yapılan işin verimliliğini önemli ölçüde arttırıyor. TurkNet Proje Yönetim Mimarisi ile müşterilerimizin ihtiyaçlarına göre yapılandırdığımız Yönetilen İş Modelimizi hayata geçirdik ve bu sayede müşterilerimizin TurkNet ile olan yolculuklarının en başında sağlam temeller üzerine inşa edilmesini sağlıyoruz.

TURKNET’ DE PROJE YÖNETİMİNİ NASIL YAPIYORUZ ?

• Aramıza katılan her yeni müşterimize uçtan uca sahiplik ilkesine göre  ve tek kontak noktası olarak bizler eşlik ediyoruz.
• Her yeni projemizin başında, ihtiyaçları net olarak belirleyerek kurulum ve aktivasyon takvimini buna göre oluşturuyoruz. Bu takvimi çok şeffaf bir şekilde müşterilerimizle paylaşıp beklentilerini buna göre yönetiyoruz.
• Asla imkansız hedefler koymuyoruz.
• Projeyi sürekli canlı tutarak, müşterilerimize çeşitli iletişim kanalları ile detaylarla boğmadan projelerinin son durumlarına ilişkin düzenli bilgilendirmeler geçiyoruz. Listeler de raporlarda boğulmadan, karmaşada kaybolmadan inisiyatif alıp çözüm üretiyoruz.
• Zaman zaman değişen proje etkenlerini anında tespit ederek kendimizi ve müşterilerimizi buna göre pozisyonluyoruz.
• TurkNet içinde projeye katkı sağlayabilecek her birimi; departman ve unvan gözetmeksizin sürecin içine katmaktan çekinmiyoruz.
• Mesleki bilgilerimizi sürekli güncel tutmak, yeni bilgiler edinmek ve empati gücümüzü arttırabilmek amacıyla şirket içi diğer ekiplerle rotasyonlar yapıyoruz.
• Tamamlanan projelerin ardından “ne öğrendik, neyi daha iyi yapabilirdik” değerlendirmelerinde bulunuyoruz ki, bir sonra ki projelerimiz için dersler çıkartabilelim.
• Başarılarımızı kendi içimizde kutlamayı, bundan mutlu olmayı çok seviyoruz.

Başta da paylaştığımız gibi bizler yeni sayılabilecek bir oluşumun parçalarıyız.

Şirket içi yönetim desteğini arkamıza alarak; yılların alışkanlıklarını, davranış ve iş yapış şekillerini değiştirdik. Proje yönetiminin merkezine müşteri memnuniyetini koyarak adeta Turknet ‘e özel kendi metodolojimizi yarattık ve bundan da çok büyük keyif almaya devam ediyoruz

Ufuk Atalı
Kurumsal Proje Yönetimi Grup Müdürü